O n8n explicado a quem tem um negócio para tocar
Não é um manual técnico. É o mínimo que precisas de perceber para olhares para uma automação e saberes o que estás a ver. Dez minutos de leitura, e depois já podes mexer sem medo.
O que é o n8n, afinal
É um programa onde ligas as tuas contas umas às outras e dizes o que acontece quando. O Gmail passa a falar com a folha de cálculo, o WhatsApp com o calendário, o site com o CRM. Sem ninguém a copiar e colar no meio.
A diferença para as alternativas conhecidas, tipo Zapier ou Make, é dupla. Podes tê-lo em casa sem pagar nada, e os teus dados não passam pelo servidor de terceiros. E não te limita ao que estava previsto: quando precisas de uma coisa fora do catálogo, há sempre uma caixa que fala com qualquer serviço.
Foi por isso que a Fluxoteca é feita para n8n e não para as outras. O que compras aqui é teu, corre na tua conta, e não deixa de funcionar se alguém mudar de plano.
As nove palavras que precisas de saber
São as que vais ver no ecrã e em qualquer tutorial. Depois destas, o resto adivinha-se.
É o desenho que vês no ecrã, com caixas ligadas por setas. Cada fluxo faz um trabalho: arrumar faturas, responder a clientes, publicar nas redes. Podes ter dezenas ao mesmo tempo, cada um a tratar da sua vida.
Ler o email, filtrar o que interessa, guardar no Drive, avisar no WhatsApp. Cada caixa recebe do passo anterior, faz o seu trabalho e passa ao seguinte. Quando alguém diz nó, é isto.
Todos os fluxos começam num gatilho. Sem ele, nada arranca sozinho. Pode ser o relógio, a chegada de um email, alguém a preencher um formulário. É a diferença entre uma automação e um botão que tens de carregar.
Manda o resultado de uma caixa para a seguinte. Uma caixa pode alimentar várias, e é assim que o mesmo email dá origem a um registo na folha de cálculo e a um aviso no telemóvel ao mesmo tempo.
Cada vez que o gatilho dispara, há uma execução. O n8n guarda o registo de todas: podes abrir uma de ontem e ver exatamente o que entrou em cada caixa e o que saiu. É onde se percebe o que correu mal.
Ligas a tua conta Google uma vez e todas as caixas do Gmail, Drive e Sheets passam a funcionar, em todos os fluxos. As chaves ficam guardadas cifradas e separadas dos fluxos, por isso podes partilhar um fluxo sem partilhar acessos.
Se chegarem cinco emails, passam cinco itens, e cada caixa trata dos cinco um a um sem tu escreveres nada. É por isso que a mesma automação serve para um cliente ou para mil.
Aparece com chavetas duplas, por exemplo o assunto do email que chegou. É o que permite escrever uma mensagem que muda conforme o cliente. Nos fluxos da Fluxoteca já vêm escritas, mas é útil saberes que aquilo não é texto solto.
Enquanto estiver desligado, o fluxo só corre quando carregas em executar. Ligado, os gatilhos passam a funcionar 24 horas por dia. Testa sempre desligado primeiro.
Glossário dos gatilhos
O gatilho é a decisão mais importante de uma automação, porque define quando ela acontece. A mesma tarefa muda de valor conforme o gatilho: um resumo de vendas que chega à segunda de manhã é útil, o mesmo resumo que tens de ir buscar quando te lembras não serve de nada.
Há quatro famílias, e todas as automações do mundo cabem numa delas.
Pelo relógio
O fluxo arranca a horas certas, quer haja novidades quer não.
Dispara: A horas certas: todos os dias às 9h, às segundas de manhã, de hora a hora.
Exemplo: O relatório de vendas que chega feito à segunda-feira, ou o aviso diário com quem está à espera de resposta.
Atenção: Se o n8n estiver instalado no teu computador, isto só corre com o computador ligado. Para coisas diárias, o n8n tem de viver na nuvem ou num servidor.
Dispara: O mesmo que o agendado, mas escrito em código de relógio.
Exemplo: É o antecessor do Schedule e ainda aparece em muitos fluxos antigos.
Atenção: É onde mais gente se engana: */12 quer dizer de 12 em 12 minutos, não de 12 em 12 horas. Vários fluxos comprados por aí vêm assim e enchem canais de mensagens no primeiro dia.
Quando algo chega
O fluxo fica à espera e acorda quando aparece um email, uma mensagem, um ficheiro ou uma linha nova.
Dispara: Sempre que chega um email que corresponde ao que procuras.
Exemplo: A fatura que chega em PDF e se arruma sozinha na pasta do mês, ou o pedido de orçamento que entra no CRM.
Atenção: Filtra bem, senão o fluxo dispara com newsletters e faturas de eletricidade misturadas. A pesquisa usa a mesma linguagem da caixa de pesquisa do Gmail.
Dispara: Quando alguém te escreve.
Exemplo: O cliente que manda mensagem às 23h de sábado e recebe resposta na hora, sem tu acordares.
Atenção: No WhatsApp obriga a uma conta de empresa aprovada pela Meta. No Telegram basta criar um bot em dois minutos, e é por isso que tantos fluxos de teste usam Telegram.
Dispara: Quando aparece um ficheiro numa pasta que estás a vigiar.
Exemplo: Largas um contrato numa pasta e o fluxo lê, resume e arquiva, sem tu abrires nada.
Atenção: Vigia a pasta certa e decide se conta também o que está dentro de subpastas.
Dispara: Quando aparece uma linha ou um registo novo.
Exemplo: Alguém preenche a folha de pedidos e o fluxo trata do resto: fatura, email de confirmação e registo no CRM.
Atenção: Costuma verificar de tempos a tempos em vez de reagir no instante, por isso pode haver um atraso de minutos.
Dispara: Quando uma marcação é criada, alterada ou está prestes a acontecer.
Exemplo: A consulta marcada para amanhã gera o lembrete por WhatsApp que corta as faltas.
Quando alguém pede
Outro programa, um formulário ou uma pessoa chamam o fluxo diretamente.
Dispara: Quando outro programa avisa o teu fluxo.
Exemplo: O Stripe avisa que um pagamento entrou, e o fluxo dá o acesso e manda o email. É assim que a Fluxoteca entrega os acessos.
Atenção: Cria um endereço só teu, que tens de colar no outro serviço. É o gatilho mais usado de todos e o mais versátil: qualquer serviço moderno consegue avisar um endereço destes.
Dispara: Quando alguém preenche um formulário feito no próprio n8n.
Exemplo: Um pedido de orçamento no teu site que já entra tratado e classificado, sem passar por email.
Atenção: Poupa-te a ter um serviço de formulários à parte, mas o desenho é básico. Para páginas de venda, mais vale um formulário teu a chamar um webhook.
Dispara: Quando alguém escreve numa janela de conversa ligada ao fluxo.
Exemplo: O assistente que responde com base nos teus documentos, dentro do site ou de uma página interna.
Dispara: Quando outro fluxo teu precisa deste.
Exemplo: Tens uma rotina de enviar email bem feita e todos os outros fluxos chamam-na, em vez de a copiares cinco vezes.
Atenção: É o que separa quem tem cinco automações de quem tem um sistema. Muda uma vez e muda em todo o lado.
Quando tu mandas
Corre só quando carregas no botão. É como se testa tudo antes de ativar.
Dispara: Quando carregas no botão.
Exemplo: Serve para testar tudo antes de ligar o interruptor, e para tarefas que só fazes de vez em quando.
Atenção: Um fluxo que só tem gatilho manual não é uma automação, é um atalho. Útil na mesma, mas não confundas.
Como escolher o gatilho certo
Faz uma pergunta só: o que tem de acontecer no mundo para isto valer a pena correr?
Se a resposta for uma hora, é pelo relógio. Se for alguém a fazer alguma coisa, é quando algo chega. Se for outro programa a avisar, é um webhook. Se não houver resposta, provavelmente não precisas dessa automação.
O erro mais caro é usar o relógio quando devias esperar pela chegada. Verificar de cinco em cinco minutos se chegou email é gastar mil execuções por dia para apanhar três emails. O gatilho de chegada faz o mesmo trabalho e só acorda quando é preciso.
Agora que percebes a linguagem
Experimenta com dois fluxos que dou de graça, ou vê o guia que te leva do zero ao primeiro a funcionar.